Hur kommunicerar du nu?

1.      Använd verktygen från hållbarhetsrapportering

Att lyfta blicken och reflektera bredare, inte bara över hur företaget påverkar världen, utan också över hur världen påverkar en själv, utgör själva grunden i hållbarhetsrapportering. Två viktiga verktyg i den processen är intressentdialogen och väsentlighetsanalysen, som nu kan fungera som bra stöd för att ringa in de viktigaste frågorna att kommunicera kring. Kapitalmarknaderna är till exempel intresserade av hur bolaget hanterar sin likviditet medan medarbetare funderar över om de kommer få behålla sina jobb.

Men verktygen kan även användas till mer än bara kommunikation. I TCFD:s ramverk (Task Force for Climate related Financial Disclosures) är scenarioanalys ett viktigt verktyg för att undersöka och förstå hur företaget påverkas av klimatförändringarna. På samma sätt kan scenarioanalys vara ett bra verktyg för att analysera de kommande månaderna och ta fram handlingsplaner. Vad står vi om tre månader om läget inte förändras? Eller om livet har återvänt till det normala då? När tar vi beslut om eventuella uppsägningar? Och så vidare.

I TCFD uppmanas företagen även att tänka igenom flera olika sorters risker med sin verksamhet, bland annat risker för anseendet. En kris ändrar spelreglerna och förskjuter gränserna för vad som är kontroversiellt. Det kan skada företagets anseende under lång tid om man exempelvis uppfattas som att inte agera schysst mot personal, leverantörer eller samhället i stort.

2.      Nyttja principerna från kriskommunikation

Att hantera den nuvarande situationen kräver transparens. När det gäller medarbetarnas behov av löpande information är det lämpligt att tydliggöra hur och när ledningen kommer att kommunicera. Det kan exempelvis göras dagligen i form av mejl eller uppdatering på intranät. Oavsett om företaget har ny information eller ej, är det viktigt att hålla sig till en publiceringsplan. Förutsägbarheten ger medarbetare bättre förutsättningar att koncentrera sig på sina arbetsuppgifter, i stället för att försöka hitta information externt.

På samma sätt är den finansiella kommunikationen nu betjänt av att minska risken för informationsvakuum där spekulationer kan uppstå. Det nuvarande läget, där det mesta är osäkert och snabbrörligt, hanteras bäst genom tydlighet kring om och hur ny information kommer att kommuniceras. Det skulle till exempel kunna formuleras:

”Detta är vad vi vet nu och vad vi ser som mest troligt. Om förloppet avviker markant från vad vi tror kommer vi att kommunicera det genom ett pressmeddelande.”

3.      Kommunikation är inte bara vad du säger

Hur, inte bara vad, ett bolag kommunicerar är också en del av det informationspussel som marknadens aktörer försöker lägga. Kommer det ingen uppdatering inför Q1-rapporten är det till exempel rimligt att anta att bolaget inte har sett någon dramatisk avvikelse från det vanliga som kan härledas till Corona. Och om man i Q1-rapporten, som ovan, flaggar för att ändringar i nuläget kommer att kommuniceras, blir ett uteblivet pressmeddelande en bekräftelse på att läget är oförändrat.

Precis som att ingen kommunikation också är kommunikation, kan ett stort antal pressmeddelanden tolkas som ett tecken på något. Alla kommunikationsmönster som avviker från det normala analyseras och försöker förklaras. För att undvika spekulationer, kan det därför vara värt att flagga för hur frekvent kommunikationen kommer att ske, i linje med punkt 2, om läget är väldigt flytande.

Dagens situation är unik. Den kräver och kommer att kräva att alla aktörer i samhället hjälps åt. Som företag borde det vara en självklarhet att göra vad man kan för att ta samhället igenom krisen. De långsiktiga PR-vinsterna kommer inte komma av stora kommunikationsinsatser kring hur man hjälper till, utan av att man faktiskt gjorde vad man kunde.

Vill du ha hjälp eller stöd i någon kommunikationsrelaterad fråga, givet den uppkomna situationen, så har vi fler råd och kan ge er kommunikationsstöd baserat på er unika situation.