På Solberg är vi mitt i andra året med produktion av årsredovisningar i Workiva. För företag som överväger att använda Workiva för sin årsredovisning kan våra insikter ge en tydlig bild av vilka möjligheter och utmaningar som följer med plattformen, och hur rätt arbetssätt gör stor skillnad för resultatet. Hur skapar man professionell design och ett effektivt arbetsflöde i ett verktyg som i grunden är utvecklat för finansiell rapportering – inte layout?
Vi samlade delar av Solbergs team för ett samtal om hur vi jobbar med design i Workiva och om hur rapporteringsverktyget kan underlätta för dem som leder, samordnar och producerar finansiella rapporter.
Förbättrad projektkommunikation är en av de stora vinsterna i samarbetet mellan oss som byrå och kunden.
– Du loggar in och kommer direkt in i årsredovisningen. Vill du lägga en kommentar på en sida markerar du avsnittet och skriver till exempel @solberg. Klickar man på länken hamnar man direkt i kommentaren, säger Klas Rubendahl, Final art och teknisk specialist.
– Kundens process blir mycket mer agil och iterativ – något de uppskattar. Samtidigt kommer vi närmare kunden och kan enklare lösa deras problem ad hoc, säger Christofer Eiming, rådgivare inom IR.
– Workiva ger kunden större flexibilitet, men grafiskt är det mer komplicerat, säger Rickard Hofgren, Final art.
Trubbigt designverktyg
Workiva är absolut inte ett designverktyg, men när man har lärt sig hantera systemet kan man komma långt.
– Kunderna vill att rapporten ska se ut som om den var gjord i InDesign. Det går, men kräver att designen utformas så att den går att återskapa i Workiva, säger Anna Larsson, Creative Director.
– Designstrategen tar fram designskisser och sedan för en Final art över elementen till Workiva. Det är ett extra moment och implementeringen av designen kräver både teknisk och visuell kompetens för att få det att se likadant ut. Den kompetens och tekniska förmåga som våra specialister har gör att de kan hitta lösningar i verktyget och leverera det kunden vill ha, säger Anna Larsson.
Arbetssätt och process
Arbetssättet är annorlunda jämfört med att bygga ett dokument i InDesign. Fjolårets stora – och vårt första – projekt som genomfördes i Workiva lade grunden för det vi gör i år.
– Vi hittade ett arbetssätt för att hantera mallar, typografi och hantering av grafik och bilder. Vi har tagit oss runt många av Workivas svårigheter tack vare att vi sedan tidigare jobbar mycket strukturerat med mallar och processer, säger Anna Larsson.
– Flödet är avgörande. Vi har hittat det bästa sättet att arbeta på för att göra arbetet så enkelt och smidigt som möjligt. Det är den bästa processen vi har just nu, men den kan säkert utvecklas, säger Rickard Hofgren.
– Workiva säger till kunderna att byrån behövs mindre, men om kunden vill ha en bra produkt krävs det mycket av byrån, säger Klas Rubendahl.
– Ja, det krävs en helt annan kompetensnivå – både av oss och av kunden, säger Christofer Eiming.
Första året kunden arbetar med Workiva kommer det att krävas mycket av byrån när dokumentet ska skapas. Men när det väl är på plats finns det ett strukturkapital att arbeta vidare med.
– Fast allt beror på kundens ambitioner. Vill kunden inte utveckla formen går det att återanvända mycket. Men vill de förändra utformningen blir det som vilket projekt som helst – med ny design, nya skisser och nya dokument, avslutar Rickard Hofgren.
Kontakta oss om du vill veta mer!
